בשנה האחרונה החברה עברה תהפוכה חיובית, קיבלנו נציגות ענקית הכפלנו את מצבת העובדים גדלנו ב 100% כמעט בכל היבט של החברה.
לפני כמה חודשים עלינו לאוויר עם מערכת WMS.
הפרויקט הוכתר בהצלחה רבה. נו…אפס תקלות.
חשבתי המון, מה היו הסיבות שגרמו לפרויקט הזה להצליח כ"כ?
החלטתי להוריד על הנייר את הסיבות, שלדעתי, שהביאו להצלחת הפרויקט.
הכנות הכנות הכנות!
תקופת הפרויקט הוגדרה לחצי שנה.
הגדרנו לעצמנו, בעוד חצי שנה אנחנו באוויר עם מערכת ניהול מחסן הידועה בשמה – WMS.
זאת הייתה הזדמנות מדהימה להבין את תהליכי הלוגיסטיקה ושרשרת האספקה של החברה לאורך כל שלבי השרשרת.
עוד לא בחרנו סופית עם איזה חברה ללכת? התלבטנו בין כמה ספקים בתחום אבל היה לנו פחות או יותר מושג מי הספק המועדף.
מכוון שאנו עובדים עם ERP של פריוריטי החלטנו לבחור בסופטסלושנס, בחירה שהוכיחה את עצמה כנכונה במהלך התכנון וגם לאחר העלייה לאוויר.
בעיקר בשל ה "דיבור הישיר" של המערכת עם הפריוריטי ללא צורך בבניית ממשקים, שמשיחות רבות עם מנמרים, יכולים להיות הרעה החולה של מערכות מסוג זה.
אבל מי יהיה הספק? ועם איזה מערכת נעבוד? הייתה השאלה הפשוטה יותר של הפרויקט.
העניין הוא ש-WMS מציף הרבה בעיות תהליכיות בשאר מחלקות החברה ולאו דווקא במחסן. ידענו לאן אנו צריכים להגיע אבל לא שיערנו שנצטרך לטפל בכל כך הרבה תהליכים בדרך.
אז התחלנו לפרק תהליכים, פרקנו תהליך תהליך בשרשרת האספקה, מרגע הצעת המחיר ועד לרגע התשלום.
יצרנו פורום של מנהלי מחלקות שידעו לתרום את החלק שלהם בהבנת התהליך וייעולו.
מצאנו הרבה חורים בתהליך שלא נפלו בהם עד היום(או נפלו ולא ידענו) רק בגלל צוות מיומן שמחזיק במידע אצלו בראש. דבר בעייתי כשלעצמו. החלטנו לפתור גם את זה בפירוק התהליך.
סט הכללים המנחים שהנחה אותנו בפירוק התהליך היה:
עקיבות. זמינות. איכות. ויעילות.
כל תהליך או צומת בתהליך הועבר דרך הפילטר של כללי ברזל אלו.
לאחר שחפרנו, לעסנו לשנו ויצקנו את כל התהליכים והיינו יכולים לומר בוודאות של 99% שאין בורות שמחכים לנו בעלייה לאוויר(שלא יעבדו עלכם, אין 100% ), היינו מוכנים להתחיל את שלב הפיילוט.
תרבות אירגונית:
הטמעת WMS בחברה מצריכה שינויים טכניים אבל גם שינויים תרבותיים בארגון.
עובדים שרגילים היו לעשות דברים בדרך מסוימת, צריכים כעת להתאים את עצמם לתהליך חדש שלא תמיד יקל עליהם את החיים ואולי אפילו, במקרים מסוימים, יעכב אותם בביצוע תפקידם כמו בחיים שלפני ה WMS, למשל ממניעי בקרה ובדיקות.
זה לא קל לעובדים שעושים את תפקידם במשך שנים בצורה מסוימת, לשנות את צורת העבודה שלהם בגלל מערכת חדשה.
טיפול בהתנגדויות, הסברת התהליכים והנגשתם לעובדים הם קרטיים להצלחת המהלך. רצינו לגייס את העובד לקבל את השינוי מצד אחד ומצד שני לתרום את הידע שהוא צבר עד כה בתפקידו.
הקשבה
נורא קל להתבלבל בבניית תהליך, להחליט ששלב מסוים לא הכרחי, או שחייבים להוסיף שלב כדי לבקר את השלב הקודם.
אבל, ברוב המקרים התשובה תהיה אצל העובדים. אצלם השכל, ההבנה, הנסיון והידע איך המערכת עובדת כיום ומה צריך, או לא צריך, לעשות כדי לייעל תהליכים ולהתאימם ל WMS. צריך להקשיב, וגם מהפן הפסיכולוגי, כדי לרתום את העובד לתהליך הוא חייב להרגיש שמקשיבים לכל הידע והנסיון שיש לו לתרום, אחרת, וגם זה קרה, העובד יסרב לאמץ את התהליך החדש ואף יעשה צעדים להכשילו, אפילו אם זה לא במודע.
יש לתת מקום לעובדים להשמיע את דעותיהם רק כדי שזה יצא להם מהערכת ולא יסחבו איתם אנטגוניזם לתהליך מכוון שלא שאלו אותם או לא הקשיבו למה שיש להם לומר. חשוב לזהות את זה ולתת מקום לעובד להביע את עצמו.
פיילוט
יכולתי לכתוב מאמר שלם רק על שלב הפיילוט אבל לעת עתה בואו נאמר רק שהיינו מוכנים לפיילוט.
הפיילוט היה תחום בשבוע וכלל 2 תהליכים מרכזיים.
- קבלת סחורה מספק
- ליקוט הזמנות עד שלב תעודת האספקה
במילה, הצלחה! בשתי מילים: הצלחה מסחררת.
ללא בעיות אקוטיות ללא נפילות עלינו לאוויר, סיימנו את הפיילוט בהצלחה והמשכנו את העבודה ב WMS כחלק מהשגרת המחסן.
אם תשאלו אותי איך אני יודע שהפרויקט הצליח אענה כך:
נסו היום לקחת את המסופון למחסנאים, נראה אתכם.
תגיבו חופשי!
